第145期|2011.06.13|記者:編輯部
資訊科技(IT)的應用變化
【本文摘自《旅行業實務與管理議題(上)》第三章第五節〈資訊科技(IT)的應用變化 〉】
60年代~Telex電報
電報交換(Telegraph Exchange),簡稱Telex,在沒有傳真、電子郵件的時代,是國際之間最重要的通訊工具。上個世紀60年代開始,正值台灣經濟起飛的年代,Telex是台灣得以在世界立足的本錢,舉凡是國外訂單、報價等,都是靠Telex來書寫傳遞終端對終端的資訊,零時差且下班時間亦可收訊。當時,國際電話費用高,與國外商務來往都靠Telex電報機,旅行業與國際航空公司、國外旅行同業、飯店的聯繫,都得靠Telex電報機通訊聯繫,旅行社的主管或老闆都是要會寫電文,基本的英文使用能力相形重要,大型旅行社很多都有電報機的配備,甚至還要接受警備總部監管來往的電文。
80年代~傳真機普遍運用
傳真機在十九世紀就己發明出來,普遍使用還是在上個世紀80年代,經日本改良大量製造之後,台灣和日本一樣,多少都還是有使用英文的障礙,而傳真機可以直接用自己的語言書寫聯繫,真是方便。當時在台灣的流行甚至比歐洲還早,旅行業更是早早就應用在業務推廣領域。
90年代~文書處理機
文書處理也從手動打字機、電動打字機到電腦鍵盤輸入。在個人電腦流行之前,文書處理機也是90年代重要的科技產品之一,使用者可以儲存資料,也可編輯內文、修正錯誤,並無限次的重新自動列印。幾乎一夜之間使得電動打字機成為過氣產品,尤其是旅行業操作長程旅行團的業者,申請各國簽證所謄打的表格,資料一樣,但每一個國家的表格格式都不一樣,配備文書處理機可以減少大量的人力。

從電報到網路 從傳真機到智慧型手機 管理與行銷方式大不同

電腦

文書處理機雖然好用,但沒有中文還是相當不便,個人電腦搭配文書軟體,立即取代文書處理機;旅行社與航空公司訂位電腦連線的終端機,貴又不好用,由PC來模擬終端機的運用,很快的就在此行業普遍開來;再加上公司網路及軟硬體的進步,管理資訊系統的開發,業務、票務、通訊與財務、會計的整合運用,旅行社是很早大量運用電腦科技的一個行業。

網際網路

網際網路快速發展,資訊社會的形成,帶給每一個行業、每一位個人巨大的衝擊和便利。以鳳凰旅行社為例, 1994年就將中文電郵運用到公司的管理和個人的通訊,1996年搶先第一家擁有自己的官網,將旅遊產品放在網頁。總公司、各地分公司包括上海公司的會計系統也都透過網際網路(Internet)來連網,業務、帳務的整合做到零時差,每個星期與各地分公司的業務會報,都透過視訊開會。2009年e化管理也導入EIP (Enterprise Information Portal)管理系統,日常作業系統已離不開電腦和網際網路。過去台灣的大型旅行業者,每年都要數百萬的印刷費用來編印精美產品摺頁(Brochure),在網際網路生活化之後,產品週期更為縮短,已很少業者再花錢印製旅行產品摺頁了。

電腦訂位系統從CRS進化到全球經銷系統GDS

 航空公司的電腦訂位系統發展得相當早,60年代使用鑿孔卡(Punch Card)為輸入系統,70年代的Ap o l lo訂位系統已可由旅行社訂位輸入,到80年代,經由合併、獨立聯盟、技術合作開發、股權互換與持有等方式進行各種整合,而逐漸演變至今具有全球性合作的全球分銷訂位系統(Global Distribution System,GDS),90年代發展從「單一管道」(single access)系統至「多重管道」(multi-access)系統,到本世紀加上各種資料庫功能,已轉型為全球經銷系統(Global Distribution Services,GDS),其活動是將CRS預訂機票系統延伸至其他類型的運輸,例如鐵路、船票或租車,也更廣泛地包含旅遊相關活動,例如旅館、渡假村、乘船遊覽、套裝旅遊,或如歌劇、電影及劇院門票等休閒活動,甚至包括非旅遊業務之產品如保險。

電子機票(E Ticket)

全球第一張民航電子機票是在1994 年由美國西南航空公司(So u t h w e s t Airlines)率先推出,它是一種無紙化的旅客購票資訊記錄,其性質和原有紙本機票相同,都是由承運人或其代理人銷售的旅客航空運輸以及相關服務的有價憑證。與紙本客票不同的是,電子機票的資訊是以資料的形式儲存在出票航空公司的電子記錄中,並以電子資料交換替代紙票交換資料來完成資訊傳遞。

電子機票的出現是民航銷售業務和數位技術完美結合的產物,其發展則是伴隨著網際網路的全球普及而不斷提昇。電子機票首先在其誕生地北美空運市場得到普及,特別是美國於2001年911事件之後,北美航空運輸市場進入寒冬,電子機票無疑為北美航空雪中送炭,為其降低其銷售成本。北美市場的成功經驗推動了電子機票的國際化進程。

持有電子機票的乘客,無需再使用傳統的紙製機票,到機場櫃台報到時,只需出示護照即可辦理登機報到,因為乘客資訊已被儲存於航空公司的系統中。電子機票在許多區域與經由GD S的使用,於2008年已高達94%的普及率。 IATA推動電子機票的普及性,亦為業界和旅客產生新的效率—節省航空公司成本、簡化消費者訂購機票之風險。航空業過去傳統的紙製機票成本10美元,降至約為1美元的電子機票處理費,使該協會每年節省約30億美元,旅行社業者部分則省下許多快遞費及送票的物流成本。對於乘客而言,使用線上辦理登機手續,旅客自助劃位設備以及行李托運程序,亦可使用手機交易,當然更不必擔心機票遺失的問題。

各地機場航空公司的「自助登機手續系統」

目前全球各大機場,許多航空公司同時提供「自助登機手續系統」的設備,由旅客自行輸入姓名及訂票編號等各項資料,即可自行辦理登機手續,列印登機證,以及在行李放置櫃檯辦理行李託運,不必費時排隊,快捷又簡便。另外,很多航空公司也開放於班機起飛前2至48小時,提供線上劃位報到服務(e Check-in)。台灣的航空公司也提供此項服務一段時間了,但台灣旅行社實在太方便了,消費者依賴慣了,真正自己嘗試此服務的還是不多。

會計電腦化

會計的制度化、電腦化是所有經營管理制度中最重要的一環,經常性會計工作的自動化可以節省龐大的人力及時間,幫助企業搶佔經營利基及協助管理當局作決策以提昇企業整體的競爭優勢。企業的組織結構、人員的分工、帳務的處理程序、資料的儲存方式及審計軌跡的保存等方面,均會產生重大的影響和改變,並可植入關鍵性的控制點,促使企業作業流程的合理化,加強內部控管制度。

管理資訊系統(MIS)

在過去,是一套以大型主機或迷你電腦為基礎的電腦系統,隨著網路軟硬體的進化,反而是PC網路連結,成本較低,技術人員的要求也較低,較為友善使用者(user friendly)。這種針對旅行社管理業務,如會計、人事薪資、團體作業、簽證、票務等所開發的軟體應用系統,一般稱之為管理資訊系統MIS(Management Information System)。即利用電腦將大量的客戶資料建立檔案,簡化作業流程⋯等,以達到省時省力省錢的目的,並進一步的藉由電腦化運用於經營管理及決策方面。

MIS系統在過去二、三十於年間,已由DOS磁碟作業系統,進步到視窗作業系統,又進化到網際網路作業系統,全省各地分公司都可透過網路作業連線。 DOS時代研發的應用軟體,再怎麼優秀也抵不過Windows介面的親和力。以文書處理為例,當年風光一時的P EⅡ 已被淡忘,現在大家已習慣用微軟公司的文書作業套裝軟體,最簡單的理由就是不須熟記一大堆指令。在人類的資訊化歷史中,DOS完成它的階段使命後功成身退,從DOS到Windows,中外皆然。現在又進入網際網路時代,各大企業莫不利用網路的低廉連線成本進行企業內部、外部的無疆界整合,例如:供應鏈管理(SCM)、客戶關係管理(CRM)、企業資源規劃(ERP)、知識管理(KM)⋯,在網路虛擬世界的平台上,有效管理企業內外資源,使企業利益最大化。所有這些電腦應用系統,都屬管理資訊系統範疇。負責電腦系統軟硬體的維護與開發部門,稱為MIS部門、中文慣稱資訊部門,在美國MIS部門有時會改稱IS(資訊服務)或資訊科技(IT)部門。

顧客關係管理系(CRM)

 CRM系統,通常包含每位顧客的基本資料及互動歷史記錄集合成的客戶群資料庫,而系統的使用者可以使用資料探勘以有效整理出有利用價值的資料(Data mining),讓經授權的前線銷售人員、市場分析員、客戶服務人員⋯ 等跟客戶交往時,可以參考CRM系統內的客戶記錄,以加強對彼此的了解,使服務更個人化。理想的CRM能提供有始有終的顧客服務,並能達成提昇顧客滿意度和顧客忠誠度之最終目的。

企業資源規劃系(ERP)

ERP的定義有許多種說法,根據經濟部技術處的定義:結合系統工程及資訊科技之技術,協助企業之決策者,掌握企業內外環境,充分而有效地整體運用企業的各項資源,進而取得競爭之優勢的電腦系統,此處所謂的資源廣泛的包括人、物、資財、行銷通路⋯等。企業資源規劃為一種用於企業資訊整合的科技其核心為資料庫,匯集企業內外各種商業活動及相關流程的資料,並運用網際網路讓各單位能迅速連結此資料庫,查詢相關資訊及應用相關程式模組。

企業資訊入口系統(EIP)

企業資訊入口網站(Enterprise Information Portal)是近期企業電腦化演進的一個重要階段,透過網際網路相關技術將相關企業資訊資源彙整到一個入口,讓使用者只需透過單一的入口,就可以獲得整合性的資訊資源;利用各企業的獨特優勢,對內提昇企業的營運績效,並對外提供客戶更優質的服務。不僅協助企業發展既有核心業務,從而帶給客戶、供應商、公司及員工更佳的經濟效益與新效能工作模式。是企業追求競爭力目標下—彈性、速度與效率的表現。EIP是企業為發展相關的應用服務,所通過的是一個操作簡單並且兼具彈性、擴充性的入口Portal應用平台。

本網站報導之旅遊產品價格,屬於旅遊同業躉售營銷建議,不具旅行社資格之直客消費者,恕無法以該價購買,請另洽各業者直客服務單位。